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La programmazione dei lavori

Il programma lavori esecutivo scandisce le attività di un progetto. È un documento vivo, creato con le professionalità del team e aggiornato settimanalmente.
di Mauro Cartei
Questo articolo fa parte del Manuale di Project Management e Cost Accounting. Per l'elenco degli argomenti vai all'indice.

4 LA PROGRAMMAZIONE DEI LAVORI

Il programma lavori esecutivo (PLE), come richiesto dallo sviluppo della commessa deve essere comunque redatto conformemente al dettato contrattuale e quindi congruente con il programma lavori di massima allegato allo stesso.

Per il project manager l’azione più difficile è la corretta pianificazione temporale della commessa ovvero la redazione del programma dei lavori esecutivo.

Per redigerlo è necessario, scritta la WBS:
  1. definire i legami logici fra le attività;
  2. assegnare ad ogni attività un costo congruente con quello di budget;
  3. assegnare le risorse;
  4. definire la durata delle attività d’officina (nel caso di prefabbricazione di componenti e strutture);
  5. definire il numero di ore totali necessarie all'espletamento delle attività dirette (nel caso di un progetto edile diremo “attività di cantiere”);
  6. definire la durata (in giorni) delle attività dirette;
  7. individuare il percorso critico;
  8. verificare che i carichi di lavoro siano compatibili con le risorse assegnate;
  9. estrarre dal programma lavori il piano della progettazione (PDP);
  10. estrarre dal programma lavori il piano dei nulla osta e delle autorizzazioni (PNO);
  11. estrarre dal programma lavori il piano degli acquisti (PDA);
  12. estrarre dal programma lavori il piano degli avviamenti e dei collaudi.
Quanto ai punti 10 e 12 dovrà essere consegnato rispettivamente al responsabile dell’ufficio tecnico e dell’ufficio acquisti affinchè esplichino le attività di loro competenza nei tempi assegnati.

Il project manager dovrà, a cadenze frequenti, controllare il rispetto dei tempi e della qualità nella documentazione prodotta sia dall'ufficio progetti che dall'ufficio acquisti. Come diremo in seguito, l'efficienza e l'efficacia del lavoro di questi due uffici è fondamentale per la buona riuscita della commessa. La quasi totalità dei progetti subisce extracosti e ritardi nei tempi di esecuzione a causa di una cattiva o tardiva progettazione e a causa di una cattiva strategia o di una tardiva e/o difettosa definizione degli appalti. Per progetti di adeguata dimensione, laddove la fornitura a piè d’opera è rilevante per importanza ed entità sarà indispensabile incaricare una o più persone di effettuare una forte e frequente azione di expediting presso i fornitori onde assicurarsi per tempo che le forniture non siano in ritardo di approntamento (supplier’s follow up).

Visti in sede di apertura di commessa i disegni, le specifiche, i capitolati, la WBS, il PLC e il CME il project manager dovrà subito operare per redigere il programma dei lavori esecutivo (PLE) dove le macroatttività, le attività e le subattività, che nei computi risultano elencate ma non correlate, andranno legate l'un l'altra secondo la consecutio temporis che sia l'impegno contrattuale con la Committente sia l'usuale avanzamento dei lavori e la regola d'arte suggeriranno come la più logica e la più proficua. In questa fase è molto importante servirsi dell’esperienza del capo cantiere e dei suoi assistenti nonché seguire il parere dei fornitori, in quest'ultimo caso sempre verificando che non sia un “parere di parte”. Il programma lavori, insomma, non deve essere "calato" dall'alto né imposto per autorità: deve venire dal basso, redatto, cioè, con l'ausilio e secondo l'esperienza delle maestranze e dei fornitori per poi essere condiviso dal team di commessa. Il PLE deve essere uno strumento vivo di lavoro, da sottoporre a verifica e revisione settimanale, e non un documento "morto" da tenere nel cassetto come fatto formale, tantomeno deve essere considerato “inutile” ai fini operativi, solo perché magari “imposto” dalla Committente.

Può anche succedere che si debbano tenere due PLE: uno redatto per uso interno, da usare nelle riunioni del team e con i fornitori, e l’altro per uso esterno, da usare con la Committente (che non sempre deve essere a conoscenza di tutte le problematiche relative alla commessa).

Il PLE deve essere, inoltre, di sostegno al piano della sicurezza, perché è il solo strumento che consente una valutazione equilibrata e ponderata dei rischi operativi, attraverso le modalità d'esecuzione delle opere in esso previste, soprattutto per valutare il rischio totale che nasce dalla sovrapposizione dei singoli rischi dovuti alla concomitanza di più attività di lavoro su una stessa area.

Il PLE, nota la WBS, si può fare sia imponendo una data di fine ai lavori (nota contrattualmente), quindi con il metodo di programmazione basato sulla “durata”, sia imponendo “il lavoro “ (che deriva dal budget disponibile), quindi con il metodi di programmazione basato sulle “risorse”.

La programmazione basata sulla durata è imposta dalla data di consegna prevista dal contratto e quindi presuppone che le risorse siano disponibili nella quantità che serve al momento previsto: in genere per soddisfare questo tipo di programmazione bisogna far largo ricorso al subappalto e comunque trovarsi in aree geografiche idonee dove le risorse sono facilmente reperibili e in tempi brevi. È questa la programmazione tipo usata dalla Committente.

La programmazione basata sulle risorse è legata al risultato economico della commessa, più che alla sua durata temporale: è quindi usata dal Costruttore.

È chiaro che se il budget consente per un attività di spendere 100 giorni/uomo, a cui corrisponde, con 5 operai impiegati al 100%, una durata di 20 giorni lavorativi, potremo diminuire la durata solo aumentando il numero di operai impiegati purché il lavoro rispetti il budget: es. potremmo portare la durata a 10 giorni lavorativi portando a 10 il numero degli operai impiegati. Il costo resta invariato essendo invariata la spesa di 100 giorni/uomo.

La programmazione basata sulle risorse è tipica di un costruttore che usa solo risorse proprie, senza ricorrere a subappalti. In questo caso sarà difficile mantenere i tempi di consegna contrattuali, anche se la spesa sarà probabilmente minore.
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