Da zero a Smart Working: organizzare la postazione di lavoro

Qualche tempo fa, in Da zero a Smart Working, avevamo promesso di tornare sull'argomento con una serie di articoli pratici, pensati per fornire strumenti subito applicabili a chi lavora, in tutto o in parte, da casa. Eccoci quindi al primo capitolo di questo percorso, dedicato a quella che riteniamo essere la base di partenza di qualunque discorso sullo Smart Working: la postazione di lavoro.

Prima di entrare nel merito, una premessa doverosa: quello che leggerete non è teoria calata dall'alto, ma il frutto di anni e anni di prove sul campo — spostamenti di mobili, cambi di arredamento e di scrivanie, giornate intere passate a decifrare istruzioni Ikea, errori e nuovi tentativi. Ed è altrettanto doveroso dire che non tutto quello che scriviamo sarà applicabile a tutti allo stesso modo: bisogna fare i conti, realisticamente, con gli spazi abitativi a disposizione. Ma per chi intende seriamente percorrere questa strada, vale la pena iniziare a pensare alla propria casa anche come a un luogo di lavoro — e, in quanto tale, progettarla, dove possibile, includendo fin da subito anche questo uso.

C'è un aneddoto famoso su Steve Jobs: dopo aver abbandonato il college, seguì per puro interesse personale un corso di calligrafia, apparentemente privo di qualunque utilità pratica — salvo rivelarsi, anni dopo, decisivo nella progettazione dei font e della tipografia del primo Macintosh. Con le dovute proporzioni, e senza alcuna pretesa di paragone, anche la mia personale parentesi di studi in industrial design, all'epoca apparentemente lontana anni luce dallo sviluppo software, si è rivelata più utile di quanto immaginassi: è lì che ho imparato a ragionare su come lo spazio, gli oggetti e le persone interagiscono fra loro, una sensibilità che si è dimostrata preziosa proprio nel progettare spazi di lavoro domestici realmente efficaci.

Alcuni dei suggerimenti che seguono potranno sembrare scontati, quasi banali. Per esperienza diretta, maturata in anni di prove e correzioni, posso assicurare che non lo sono affatto: sono proprio le indicazioni apparentemente più ovvie quelle che, nella pratica quotidiana, si finisce più spesso per trascurare.

Perché iniziare dalla postazione

Prima ancora di parlare di strumenti, metodi o organizzazione del tempo, c'è una base fisica su cui tutto il resto si appoggia: il luogo in cui, materialmente, passiamo gran parte della giornata lavorativa. Una postazione pensata male si fa sentire presto, sotto forma di stanchezza, dolori e cali di concentrazione; una postazione pensata bene, al contrario, diventa quasi invisibile, lasciando spazio a quello che davvero conta: il lavoro.

Cerchiamo di capirci subito: un portatile da 13 pollici in bilico sul tavolino del divano, zero fonti di luce decenti, il riflesso della finestra piazzato dritto sullo schermo come un faro puntato in faccia, mentre cani, gatti e bambini si rincorrono intorno alle caviglie in un'allegra gimkana domestica. Per leggere al volo un'email di cinque righe, va benissimo. Come postazione su cui costruire numerose ore di lavoro continuativo e proficuo, invece, è un disastro annunciato — più adatta a un reality show sulla sopravvivenza che a una giornata di smart working.

Non parliamo solo di comodità. Una buona postazione di lavoro domestica tiene insieme due dimensioni diverse, che vanno affrontate separatamente: quella ergonomica, cioè come il corpo si relaziona fisicamente con sedia, scrivania, schermo e tastiera; e quella logistica, cioè come la postazione si colloca nello spazio a disposizione, nella casa e nella quotidianità di chi la vive.

Ed è proprio sul fronte logistico che una postazione ben pensata strizza l'occhio anche alla vita personale: lavorare in un ambiente domestico, con gli spazi giusti, non va necessariamente subito come fonte di distrazione. Una scrivania posizionata in modo da raggiungere con naturalezza, in pochi passi, le aree della casa dedicate a piccoli doveri domestici — senza attraversare mezza abitazione o spezzare bruscamente la concentrazione — rende più semplice gestirli in parallelo al lavoro, invece che subirli come interruzioni. Una postazione isolata o scomoda da lasciare, al contrario, rende tutto più complicato. Su come e quando ritagliarsi questi momenti, però, entriamo già nel campo dell'organizzazione del tempo più che della logistica degli spazi: un tema a cui dedicheremo uno dei prossimi articoli di questa serie.

L'ergonomia: il corpo prima di tutto

Partiamo dagli accorgimenti più concreti, quelli con effetto più immediato e misurabile sul benessere fisico:

Schema di riferimento sull'ergonomia della postazione (autori: Marcel Kollmar & Partynia, licenza CC BY-SA 3.0, via Wikimedia Commons). Legenda dei numeri: 1 bordo superiore dello schermo all'altezza degli occhi, ad almeno 50 cm di distanza; 2 schermo perpendicolare alle finestre, senza fonti di luce puntate su di esso; 3 supporto lombare per la schiena; 4 braccioli regolabili per gomiti a 90°; 5 mani alla stessa altezza di tastiera e mouse; 6 meccanismo oscillante della seduta; 7 seduta con profondità regolabile; 8 sedia regolabile in altezza per ginocchia a 90°; 9 piedi appoggiati uniformemente a terra; 10 supporto per la testa; 11 rotelle adatte al tipo di pavimento.

• Altezza dello schermo. Il bordo superiore del monitor dovrebbe trovarsi circa all'altezza degli occhi, con lo sguardo leggermente inclinato verso il basso guardando al centro dello schermo. Un monitor troppo basso (tipico di chi lavora dal solo portatile appoggiato sul tavolo) costringe il collo a una flessione prolungata, causa frequente di tensioni cervicali. Oggi esistono bracci snodati di ogni tipo e fascia di prezzo, pensati per sostenere monitor, tablet, notebook o qualunque altro dispositivo si debba tenere costantemente a disposizione, regolandone con precisione altezza, distanza e inclinazione: una soluzione spesso più economica ed efficace di quanto si pensi, specialmente per chi lavora con più schermi o alterna dispositivi diversi nel corso della giornata.
• Distanza dallo schermo. Indicativamente, la lunghezza di un braccio: abbastanza vicino da leggere senza sforzo, abbastanza lontano da non affaticare la messa a fuoco.
• Sedia e postura. Schiena appoggiata allo schienale, piedi appoggiati a terra (o su un poggiapiedi), ginocchia e gomiti idealmente intorno ai 90 gradi. Una sedia qualunque, usata per numerose ore al giorno, non è quasi mai una buona idea: non serve necessariamente una sedia costosa, ma una regolabile in altezza, sì.

Un discorso a parte meritano le sedie ergonomiche a ginocchiera, quelle con seduta inclinata e appoggio sulle ginocchia anziché sul solo bacino. Spostando parte del peso corporeo in avanti, sugli stinchi, aprono l'angolo dell'anca oltre i 90 gradi e favoriscono una curva naturale della schiena, con minore compressione sulla zona lombare rispetto a una seduta tradizionale. Non sono una soluzione per tutti né per tutte le ore della giornata — richiedono comunque di alternare postura con regolarità, come qualunque altra seduta — ma personalmente vi scrivo dalla mia amata Stokke Wing Balance di cui vado piuttosto orgoglioso — pur non avendo disdegnato, va detto con onestà, nemmeno la più economica Eifred di Ikea. Come sa bene chi mi conosce, del resto, le mie numerose fratture vertebrali collezionate nel tempo sono una sorta di garanzia di collaudo sul campo: se una sedia supera il giudizio della mia schiena, può affrontare senza troppe preoccupazioni qualunque altra.

• Tastiera e mouse. Polsi in posizione neutra, non piegati verso l'alto o verso il basso. Se si lavora a lungo da portatile, vale la pena investire in una tastiera e un mouse esterni, da usare con lo schermo del portatile sollevato all'altezza corretta tramite un semplice supporto.
• Illuminazione. Meglio una luce naturale laterale rispetto a una fonte di luce alle spalle (che genera riflessi fastidiosi sullo schermo) o direttamente di fronte (che affatica la vista per il contrasto). Nelle ore serali, una luce calda e diffusa riduce l'affaticamento rispetto alla sola luce dello schermo.
• Movimento. Anche la postazione più ergonomica del mondo non sostituisce il movimento: alzarsi, camminare, cambiare postura con regolarità resta la raccomandazione più semplice e più spesso ignorata.

L'ergonomia non è un lusso per pochi, né un argomento solo per chi lavora numerose ore al computer: è la differenza fra arrivare a fine giornata semplicemente stanchi, o arrivarci con un mal di schiena che si trascina per settimane.

La logistica dello sguardo: vicino per concentrarsi, lontano per riposare

C'è un aspetto a cui si pensa meno spesso, e che riguarda non il corpo nella sua interezza ma, più nello specifico, gli occhi: la postazione ideale non è solo quella ergonomicamente corretta, ma quella che permette anche di variare la distanza dello sguardo durante la giornata.

Guardare lo schermo da vicino per ore, senza soluzione di continuità, affatica la messa a fuoco: i muscoli oculari restano contratti sulla stessa distanza per tempi lunghi, ed è una delle cause più comuni di secchezza, bruciore e stanchezza visiva legate al lavoro al computer. Una regola semplice ed efficace, spesso citata in ambito oftalmico, è quella del 20-20-20: ogni 20 minuti, distogliere lo sguardo dallo schermo per 20 secondi, puntandolo su qualcosa che si trovi ad almeno 20 piedi di distanza (circa 6 metri).

Da qui l'importanza logistica, oltre che ergonomica, di dove si posiziona la scrivania: se è possibile scegliere, vale la pena orientare la postazione in modo da avere, a portata di sguardo (senza dover necessariamente alzarsi), un punto lontano su cui riposare la vista — una finestra con una visuale aperta, un corridoio lungo, una stanza attigua. Allo stesso tempo, per concentrarsi, specialmente durante call o attività che richiedono attenzione sostenuta, può essere preferibile avere alle spalle una parete semplice e ordinata, poco carica di stimoli visivi e distrazioni.

Conciliare le due esigenze — un fuoco vicino per concentrarsi, un punto lontano per riposare lo sguardo — è spesso solo questione di orientamento della scrivania rispetto alla stanza, più che di spazio in sé: a volte basta ruotare la postazione di 90 gradi, o spostarla di qualche decina di centimetri, per guadagnare una finestra nel campo visivo periferico senza perdere la sobrietà visiva necessaria alla concentrazione.

Fare i conti con lo spazio che si ha

Tutto questo, naturalmente, va calato nella realtà degli spazi abitativi a disposizione, che raramente coincidono con l'ufficio ideale disegnato su misura. Non tutti hanno una stanza dedicata, né la possibilità di scegliere liberamente dove posizionare una scrivania. Qualche accorgimento pratico, utile anche in spazi ridotti o condivisi:

• Angoli di passaggio, non solo stanze. Anche un angolo di soggiorno, se orientato con attenzione, può garantire sia una parete sobria alle spalle durante le call, sia una finestra o una porta aperta su un ambiente più ampio nel campo visivo quando si lavora in autonomia.
• Postazioni temporanee, ma coerenti. In una stanza multiuso (es. una camera da letto, un tavolo della cucina), vale la pena mantenere comunque fissi alcuni elementi — altezza dello schermo, posizione di tastiera e mouse — anche se la postazione va smontata e rimontata ogni giorno: un supporto per portatile pieghevole e leggero, conservato a portata di mano, rende questa routine questione di pochi secondi.
• Separazione percepita più che fisica. Dove non è possibile avere una stanza chiusa, un elemento anche semplice — una libreria, una pianta alta, un pannello — può bastare a creare una percezione di "ufficio" distinta dal resto dello spazio domestico, utile tanto alla concentrazione quanto al disconnettersi a fine giornata.
• La finestra come priorità, quando si può scegliere. Se si ha margine di scelta su dove posizionare la scrivania in una stanza, la vicinanza a una finestra merita quasi sempre la priorità rispetto ad altri fattori estetici: luce naturale e possibilità di riposare lo sguardo lontano valgono, nella pratica quotidiana, più di molte altre considerazioni.
• Una postazione al sicuro da interferenze. Capita più spesso di quanto si pensi: chiunque condivida casa con un gatto, ad esempio, sa bene cosa significhi ritrovarsi la tastiera attraversata da zampe distratte, con il rischio reale di inviare messaggi a mezza rubrica aziendale senza nemmeno accorgersene. Vale la pena ragionare su dove posizionare la postazione anche in funzione di chi (o cosa) la circonda: lontana da chi può urtarla, spegnere accidentalmente un dispositivo o danneggiarlo, che si tratti di animali, bambini piccoli o semplicemente del passaggio quotidiano di casa.
• Una postazione ordinata e pulita. Cavi e cavetti che si trasformano in un labirinto indistricabile, scontrini del take away dimenticati lì da settimane, briciole del panino di ieri, batterie esauste appoggiate da mesi in attesa di essere buttate, tazze vuote accumulate nel corso della giornata, post-it ormai illeggibili attaccati ovunque: il disordine fisico ha un costo reale sulla lucidità mentale, non solo un problema estetico. Come mi ha insegnato un saggio maestro, "l'esterno e l'interno sono la stessa identica cosa, e questa legge è sempre in funzione": senza scomodare i massimi sistemi, se la scrivania è nel caos, difficilmente la mente che ci lavora sopra riuscirà a non esserlo altrettanto.

Chiudo con qualche elemento più personale, che per quel che mi riguarda non dovrebbe mai mancare su una buona postazione:

• Uno spazio libero per scrivere a mano. Anche piccolo: per quanto tutto sia ormai digitale, prendere un appunto al volo su carta resta spesso il modo più rapido per fissare un'idea prima che svanisca.
• Un planning visibile a colpo d'occhio. Da consultare più volte al giorno, su cui avere sott'occhio l'organizzazione del tempo di oggi e dei giorni immediatamente vicini — impegni personali e lavorativi insieme, che in Smart Working possono spesso convivere serenamente senza entrare in conflitto.
• Una penna con più colori. Un dettaglio minimo, ma utile per distinguere a colpo d'occhio le diverse tipologie di impegno semplicemente dal colore con cui sono scritte.
• Una bottiglia d'acqua, sempre a portata di mano. Presi dalla concentrazione, è facile rimandare di continuo il momento di alzarsi per bere, fino ad accorgersene solo a metà pomeriggio, con un mal di testa che si poteva evitare: anche una lieve disidratazione incide su concentrazione, lucidità e stanchezza, proprio gli stessi fattori su cui agisce una buona ergonomia. Avere l'acqua già sulla scrivania, invece che in un'altra stanza, è probabilmente il consiglio più banale di questo articolo — ed è anche quello che, per esperienza diretta, più spesso finisco per disattendere io stesso.

Non esiste una postazione perfetta uguale per tutti: esiste la versione migliore possibile di quella che si ha a disposizione, costruita tenendo in mente i principi di fondo, più che un modello ideale da replicare pedissequamente.

Una parentesi: qualche elemento di Feng Shui

Chi mi conosce sa che, oltre all'ergonomia "da manuale", nel tempo mi sono avvicinato per interesse personale anche a qualche nozione elementare di Feng Shui. Non ne faccio una materia di fede né una scienza esatta, ma alcuni principi di buon senso sulla disposizione degli ambienti si sono rivelati, nella pratica, sorprendentemente coerenti con quanto l'ergonomia consiglia per ben altre ragioni. Li lascio qui, non come regola ma come un'ulteriore lente con cui guardare alla collocazione della scrivania:

• Non dare le spalle alla porta. Chi entra nella stanza dovrebbe restare nel nostro campo visivo, non alle nostre spalle: una posizione che il Feng Shui associa a una sensazione di vulnerabilità, ma che in pratica corrisponde anche a quel fastidioso sussulto ogni volta che qualcuno entra senza preavviso.
• Non essere in asse diretto con la porta. Scrivania e porta perfettamente allineate mettono chi lavora esattamente sulla linea di passaggio — dell'energia, per il Feng Shui, ma anche più prosaicamente di correnti d'aria e sguardi distratti. Meglio una posizione leggermente angolata, da cui si vede comunque chi entra senza trovarselo esattamente di fronte.
• Evitare un muro spoglio proprio davanti al viso. Lavorare fissando una parete nuda a pochi centimetri dal naso è scomodo tanto per il Feng Shui quanto per la postura: senza un minimo di respiro visivo davanti a sé, lo sguardo non ha mai modo di "scaricarsi" lontano — lo stesso principio di cui parlavamo a proposito della logistica dello sguardo.
• Attenzione a travi e spigoli sopra la testa. Una trave a vista, lo spigolo di una libreria o una mensola proprio sopra la postazione sono considerati elementi di disturbo: che ci si creda o meno, avere qualcosa di pesante o appuntito nel campo visivo periferico, sopra la testa, non aiuta comunque a rilassarsi.
• Diffidare delle "linee del tempio". Orientare la scrivania esattamente lungo i punti cardinali puri — in particolare il Nord puro — è tradizionalmente sconsigliato, perché associato a un'energia più fredda e malinconica, da riservare a luoghi di culto più che a una postazione di lavoro quotidiana. Basta una leggera rotazione rispetto all'asse perfetto per evitarlo.

Non ne faccio una regola scientifica, ma nella mia esperienza una scrivania che rispetta questi pochi accorgimenti è quasi sempre, anche solo per ragioni molto più terra terra, una scrivania comoda da vivere ogni giorno.

Se nel frattempo vi siete già messi le scarpe per scappare all'Ikea, fermi lì: un passo alla volta, prendetevi prima un bicchiere d'acqua — ne abbiamo parlato poco fa — e ne riparliamo prossimamente. Continueremo ad affrontare, sempre in chiave pratica, altri aspetti dello Smart Working: dall'organizzazione del tempo alla scelta degli strumenti, fino alla gestione della fiducia e della comunicazione a distanza con il proprio team.